Elektronické podepisování po novele zákoníku práce

Nejnovější novela zákoníku práce, účinná od října 2023, přinesla změny v elektronickém doručování dokumentů zaměstnancům. Uvolnily se ale podmínky zákoníku práce pro elektronické pracovněprávní dokumenty natolik, že se nyní umožňuje jejich podepisování i prostým elektronickým podpisem? Podívejme se na to podrobněji.

Co to je elektronický podpis?

Nařízení Evropského parlamentu a Rady EU č. 910/2014 stanovuje, že elektronický podpis jsou „data v elektronické podobě, která jsou připojena k jiným datům v elektronické podobě nebo jsou s nimi logicky spojena a která podepisující osoba používá k podepsání“. Existují různé typy elektronických podpisů – prostý, zaručený, uznávaný a kvalifikovaný. Uznávané a kvalifikované podpisy poskytují vysokou úroveň ověření identity podepisujícího a zajišťují nezměnitelnost dat.

Prostý elektronický podpis má oproti ostatním typům nižší požadavky na identifikaci, avšak je platný v souladu s nařízením eIDAS. Je široce používán v podnikání, protože nevyžaduje kvalifikovaný prostředek ani certifikát od certifikační autority, což proces podepisování zjednodušuje. Použití prostého elektronického podpisu pro pracovněprávní dokumenty jako smlouvy či výpovědi je však právně nejednoznačné.

Pravidla pro elektronické podepisování

I po uvolnění pravidel novelou zákoníku práce pro elektronické doručování nemohou být některé dokumenty podepsány prostým elektronickým podpisem. Podle § 334 zákoníku práce se jedná o důležité dokumenty, jako jsou různé formy skončení pracovního poměru, další písemnosti týkající se pracovního poměru nebo odvolání pracovníka z vedoucí pozice.

Zákon vyžaduje, že důležité dokumenty musí být podepsány uznávaným elektronickým podpisem. Zaměstnanec musí dát písemný souhlas se způsobem elektronického doručování a určit svou elektronickou adresu pro doručení. Tento souhlas nesmí být součástí pracovní smlouvy, musí jít o samostatný dokument a lze ho kdykoliv odvolat. Zaměstnavatel je povinen informovat o podmínkách doručování a o patnáctidenní zákonné lhůtě. Pro doručování přes datovou schránku není třeba souhlas zaměstnance ani elektronický podpis, protože dokumenty jsou automaticky považovány za podepsané uznávaným podpisem.

Pracovní smlouvy, DPP a DPČ

Zákon umožňuje doručovat některé dvoustranné právní jednání mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, jako jsou pracovní smlouvy a DPP a DPČ. Lze je opatřit pouze prostým elektronickým podpisem. Po elektronickém uzavření je zaměstnavatel povinen poslat dokumenty na zaměstnancem sdělenou elektronickou adresu. Zaměstnanec má právo odstoupit od smlouvy do 7 dnů od doručení, pokud ještě nezačal s jejím plněním. Odstoupení musí být písemné a může být rovněž doručeno elektronicky.

Závěrem…

Novela zákoníku práce umožňuje větší flexibilitu při elektronickém podepisování smluv a dokumentů, i když prostý elektronický podpis nelze použít pro všechny dokumenty, například pro výpovědi. Může se ale uplatnit u pracovních smluv a dohod o pracovní činnosti. Je však důležité si uvědomit, že prostý elektronický podpis má nižší záruku identifikace, což může být problém u soudu. Proto se v případě možnosti doporučuje použít silnější formu elektronického podpisu, jakou je například uznávaný elektronický podpis.

Kompletní znění článku naleznete ZDE.

Kompletnější informace o novele zákoníku práce nebo o dohodách naleznete v našich školeních:

MZDOVÉ A PERSONÁLNÍ ZMĚNY V ROCE 2024

JAK NA DPP A DPČ V ROCE 2024