Na co nezapomenout při přijímání nového zaměstnance?

Co všechno je potřeba při přijímání nového zaměstnance zařídit?

Prvním krokem při nástupu zaměstnance je mu založit nový spis – složku, kde budete uchovávat všechny důležité dokumenty, které se k danému zaměstnanci vztahují. Budete je tam mít vždy po ruce.

Obsah osobního spisu a přístup k němu

Podle § 312 zákoníku práce může osobní spis obsahovat výhradně dokumenty nezbytné pro pracovněprávní vztah. Přístup k těmto materiálům mají nadřízení pracovníci a oprávněné instituce jako inspekce práce, Úřad práce ČR, ÚOOÚ, soud, státní zastupitelství či policie. Zaměstnanec má právo do svého spisu nahlížet a na náklady zaměstnavatele si pořizovat výpisky či kopie dokumentů.

Základní dokumentace

Prvními dokumenty v osobním spisu jsou obvykle životopis a osobní dotazník, oba podepsané zaměstnancem. Je důležité zaměstnance upozornit na povinnost neprodleně hlásit jakékoliv změny v osobních údajích.

Pracovněprávní dokumenty

Zahájení pracovního vztahu je podmíněno podpisem pracovní smlouvy nebo dohody. Ačkoliv obě formy zakládají pracovněprávní vztah, pracovní smlouva vytváří pracovní poměr. Toto rozlišení je klíčové, protože některá zákonná ustanovení se vztahují pouze na pracovní poměr, zatímco jiná na všechny typy pracovněprávních vztahů.

Pracovní poměr versus dohody

§ 74 zákoníku práce ukládá zaměstnavatelům preferovat pracovní poměr před dohodami. Dohody jsou vhodnější pro časově omezené činnosti, sezónní práce, zástupy či projekty s proměnlivou časovou náročností.

Souběh pracovněprávních vztahů

Při uzavírání více pracovněprávních vztahů s jedním zaměstnancem je třeba zvýšené opatrnosti. § 34b zákoníku práce stanovuje, že zaměstnanec nesmí vykonávat stejný druh práce v různých pracovněprávních vztazích u téhož zaměstnavatele. Například není možné kombinovat pracovní smlouvu na úklid jednoho patra s dohodou na úklid jiného patra. Výjimku tvoří zaměstnanci na rodičovské dovolené, kteří mohou v nově uzavřených dohodách (DPP/DPČ) vykonávat stejnou práci jako ve své pracovní smlouvě.

Mzda a pracovní doba – základní informace pro zaměstnance

Zaměstnanec musí být od počátku informován o výši své odměny. U dohod je částka uvedena přímo v dokumentu. V soukromém sektoru může být mzda stanovena v pracovní smlouvě nebo ve mzdovém výměru. Mzda může mít pevnou a pohyblivou složku, jejíž výše může záviset na výkonu zaměstnance nebo hospodaření firmy. Zaměstnanci ve veřejném sektoru dostávají platový výměr současně s pracovní smlouvou.

Zaměstnavatel má povinnost písemně předem rozvrhnout pracovní dobu. Pro dohody platí oznámení pracovní doby nebo její změny nejpozději 3 dny před obdobím, na které je pracovní doba rozvržena. Pro pracovní smlouvy platí, že zaměstnavatel musí oznámit pracovní dobu nebo její změny 2 týdny před začátkem období, kterého se týká (u konta pracovní doby 1 týden předem). Zaměstnavatel se může se zaměstnancem dohodnout i na jiných termínech.

V rozpisu směn musí být uvedeny:

• Začátky a konce směn
• Přestávky na jídlo a oddech (minimálně 30 minut po 6 hodinách práce, u mladistvých po 4,5 hodinách)
• Přestávky se nezapočítávají do pracovní doby a nesmí být na začátku ani konci směny

Kompletní znění článku i s podrobnostmi týkajícími se nástupu zaměstnance naleznete ZDE

Chcete další informace o náboru zaměstnanců, pracovních poměrech a jiných záležitostech z oblasti personalistiky? Pravidelně pro vás připravujeme online školení na všechna důležitá témata. Podívejte se na aktuální školeni >>