Zapomenutý doklad v účetnictví: Jak chybu napravi

Zapomenutý doklad v účetnictví nemusí znamenat velký problém. Rozhodující je, kdy chybu odhalíte a zda se týká běžného, nebo již uzavřeného účetního období. Jak postupovat, aby účetnictví zůstalo správné a průkazné?

Chybějící doklad objevíte během roku

Pokud doklad najdete ještě před uzavřením účetnictví a podáním daňového přiznání, je situace jednoduchá. Doklad dodatečně zaúčtujete do období, do kterého věcně patří.

V účetním programu je přitom důležité rozlišit datum dokladu a datum zaúčtování. První určuje období účetního případu, druhé zachycuje den, kdy jste doklad skutečně zaúčtovali.

Co dělat s dokladem z uzavřeného roku?

Složitější situace nastává, když objevíte doklad, který patří do již uzavřeného účetního období. Klíčové je posoudit, zda jde o zanedbatelnou, nebo významnou částku.

U drobného dokladu, například za kancelářské potřeby nebo pohonné hmoty, lze za určitých podmínek náklad zaúčtovat v aktuálním období jako daňově neuznatelný. Použít lze například nedaňový analytický účet 501.99 nebo 518.99. Takový náklad se následně promítne do řádku 40 daňového přiznání.

U významné částky, která ovlivňuje výsledek hospodaření a základ daně minulého roku, se používá účet 426 – Jiný výsledek hospodaření minulých let.

Jeho použití má svá pravidla. O zaúčtování rozhoduje valná hromada a informace o opravě musí být uvedena v příloze účetní závěrky. Firmy by zároveň měly mít ve vnitropodnikové směrnici stanoveno, jakou částku považují za významnou.

Kdy je potřeba dodatečné daňové přiznání?

Zapomenutý doklad může ovlivnit také daň z příjmů. Pokud kvůli němu vyšel základ daně za uzavřené období nesprávně, může vzniknout povinnost podat dodatečné daňové přiznání.

Typickým příkladem je zapomenutá výnosová faktura, kvůli které byla daň původně nižší. V takovém případě je nutné doplatek uhradit co nejdříve včetně případného úroku z prodlení.

U zapomenuté nákladové faktury může naopak vzniknout přeplatek na dani. Tady je ale situace specifická – dodatečné přiznání na nižší daň lze podat pouze při splnění zákonných podmínek. Samotné zjištění, že jste na doklad zapomněli, nemusí být dostačující.

Zapomenutý doklad není důvod k panice

Nejdůležitější je chybu neignorovat a řešit ji podle toho, do jakého období doklad patří a jak významně ovlivňuje účetnictví a daně. U významnějších případů je vhodné postup předem konzultovat s daňovým poradcem.

Správně zvolený postup může zabránit nejen chybám v účetnictví, ale také zbytečným problémům při případné daňové kontrole.

Kompletní znění článku naleznete ZDE

Chcete se vyhnout chybám v účetnictví a daních. Připravujeme pro Vás online školení na všechna důležitá témata Podívejte se na nabídku našich školení >>